ניהול ידע הוא תחום חדש יחסית בישראל המשמש כאמצעי לקידום תועלת עסקית ועדיין לא הוכיח עצמו כתחום ארגוני המשולב בתהליכים העסקיים ברוב הארגונים בארץ. לכן אתה, בתור מנהל הידע בארגונך, נדרש לעבודה יסודית מאוד ואורך רוח אם ברצונך להטמיע את תהליך ניהול הידע ולמצות את המיטב ממנו.
מוטיבציה לניהול ידעברוב המקרים, כאשר אנו ניגשים לפרויקט של ניהול ידע, הארגון נמצא בשלב השני שלו בהיבט התהליך, שלב המודעות (השלב הראשון היה שלב ההכחשה) - מודעות לכך שאכן ניהול הידע מחויב המציאות. בדרך כלל זה קורה אחרי חוסר הצלחה בתחום כלשהו או יחסי עלות-תועלת גבוהים עקב חוסר בשימור ידע. מעבר לזה, נמצא קשר הדוק בין יעילות הארגון לבין מידת ההשקעה שלו בניהול ידע, כפי שניתן להבין ממאמרי הקודם "ניהול ידע - צורך אמיתי או מותרות". בשלב זה חשוב להדגיש ולומר שאין להתייחס לניהול ידע כתחום בפני עצמו אלא כאמצעי תלוי-הקשר שמטרתו לקדם את הצורך העסקי הרלוונטי. אם כן, בשלב זה השאלה היא לא "האם?" אלא "איך?".
אתגרי יישום מול עובדי הארגון (או מי זאת אמילי?) מבחן אמילי (ראשי תיבות של "אז מה יוצא לי?") הוא "מושג שבא לחדד את הדילמה שיש לפרט, שמתלבט לפני ביצוע פעילות כלשהו , מה מידת התועלת שיש לו מביצוע הפעילות והאם כדאי לו לבצע אותה. פעילות בה הצד התורם אינו נהנה מתרומתו בצורה כלשהי , היא בעלת סיכויי הצלחה נמוכים ואינה עונה על מבחן אמילי". (ויקיפדיה). ובאמת קיים אתגר אמיתי לגרום לעובד לתעד את עבודתו כחלק מתהליך העבודה. הסיבות המרכזיות להתנגדות העובדים הן:
• חשיבה מקובעת - האנשים רגילים לעבוד כפי שעבדו עד כה.
• חשש שמא לא יהיה בהם צורך או שערכם ירד אחרי שיעבירו את כל הידע שלהם למערכת ממוחשבת.
• אין הרגשה של רווח אישי מתהליך שלכאורה לא מקדם באופן ישיר את מטרות הארגון.
אם כן, איך ניגשים לאתגר גדול זה? ללא ספק, על מנת שתהליך ההטמעה יהיה אופטימאלי, הפיתרון חייב לכלול את הגורמים הבאים:
• עקומת למידה קטנה - אם המערכת לא תהיה פשוטה לשימוש, הסיכוי שהיא תוטמע באופן גורף קטן מאוד.
• תגמול אישיצוותי - גמול חומרי, יוקרה, פרסום והכרה לעובדים שמשתפים ידע.
• שילוב ניהול ידע בתהליכי העבודה ע"י כך שהשימוש במערכת ניהול ידע יהיה חלק מהפעולות השגרתיות של העובדים.
• שילוב בתכנית העבודה והקצאת שעות בגאנט לתיעוד.
• הערכה ומדידת צוותים בהתאם למאמץ שימור הידע בהם, ע"י השוואה בין צוותים שונים בנושא זה.
• שיווק מתמיד של יוזמות ניהול ידע שתרמו לארגון. ניתן לעשות זאת בכנסים או במיילים בתפוצה גדולה.
• מינוי מנהלי תוכן במחלקותצוותים כחלק מהגדרת תפקידם.
• בחירת המחלקותצוותים הרלוונטיים להטמיע בהם ניהול ידע. אין צורך בהכנסת ניהול ידע במקומות בהם הדבר לא נדרש מהפן העסקי.
כיום, בהיבט הטכנולוגי, רוב מערכות שימור הידע הקיימות בשוק לא מסוגלות לתמוך ביכולות הנ"ל. אחת הפלטפורמות היחידות בארץ שכן יודעות לספק מענה טכנולוגי לדרישות אלה היא פלטפורמת הוויקי, כאשר התוכנה הפופולארית ביותר בארץ היא ה-MediaWiki, עליה מושתתות פלטפורמות וויקי פופולאריות כמו הוויקיפדיה, הוויקימילון וכד'. ה-MediaWiki מאפשרת ליצור קהילות ידע ותומכת במדידה כמותית ואיכותית של מאמצי שימור הידע של יחידים, של צוותים ושל מחלקות. הדבר מתבצע ע"י כך שניתן לגשת במערכת לדפי סטטיסטיקה שונים, כמו הדפים הנצפים ביותר, הדפים האיכותיים ביותר וכיוב', יחד עם היכולת לדעת מיהם המשתמשים עם התרומות הגדולות ביותר והאיכותיות ביותר. הדבר מאפשר לממש את היכולות הנדרשות מאותו תהליך ניהול ידע, כפי שהוצגו קודם.
אתגרי יישום מול הדרג הניהוליבתהליכי ניהול ידע ארגוניים פרקליט השטן הגדול ביותר הוא ההנהלה. בתור מנהל הידע בארגונך, תצטרך לשכנע את מנהליך להסתכל מעבר למספרים. ניהול ידע דורש השקעה, בדרך כלל לא קטנה, בהתאם לדרישותיו ולאופיו של הארגון. יישום תהליך ניהול הידע יצריך ביצוע פעילויות רבות. החל מהנחלת התרבות הארגונית, דרך הפיתרונות הטכנולוגיים ועד להטמעת הנושא בקרב האנשים ושילובו בתהליכי העבודה. אבל לפני כל זה, בשורה התחתונה, נדרש לשכנע את ההנהלה הבכירה להסתכל על ניהול ידע כעל השקעה ולא כעל עלות, וזהו האתגר המרכזי.
